Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Präambel & Anwendungsbereich

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag (nachfolgend „AVV“) konkretisiert die datenschutzrechtlichen Pflichten der Parteien im Rahmen der Nutzung der Software „Dein Immo Tresor“. Er kommt zur Anwendung, wenn der Kunde (nachfolgend „Verantwortlicher“) über die Software personenbezogene Daten Dritter — insbesondere von Mieterinnen und Mietern sowie sonstigen Kontakten — verarbeitet und Marvin Himmelsbach — Dein Immo Tresor, Q7 24, 68161 Mannheim (nachfolgend „Auftragsverarbeiter“) diese Daten im Auftrag verarbeitet.

Nutzt der Kunde die Software ausschließlich zur Verwaltung eigener Daten ohne Personenbezug zu Dritten, ist der Abschluss dieses AVV nicht erforderlich.

1. Gegenstand und Dauer des Auftrags

Gegenstand des Auftrags ist die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter für den Verantwortlichen im Rahmen der Bereitstellung der Software als Software-as-a-Service. Die Dauer dieses AVV entspricht der Laufzeit des zugrunde liegenden Nutzungsvertrags (Abonnements). Er endet automatisch mit dessen Beendigung.

2. Art und Zweck der Verarbeitung

Art und Zweck der Verarbeitung ergeben sich aus der Nutzung der Software zur Verwaltung, Analyse und Auswertung von Immobilien- und Mietverhältnissen. Die Verarbeitung umfasst insbesondere das Speichern, Ordnen, Auslesen, Verändern und Löschen der vom Verantwortlichen eingegebenen Daten. Die Verarbeitung findet ausschließlich innerhalb der Europäischen Union statt.

3. Art der personenbezogenen Daten

Gegenstand der Verarbeitung sind typischerweise folgende Datenarten:

• Stammdaten (z. B. Name, Anschrift der Mietpartei)
• Vertrags- und Objektdaten (z. B. Miethöhe, Mietbeginn, Einheit)
• Kommunikations- und Kontaktdaten (soweit vom Verantwortlichen erfasst)
• Zahlungs-/Buchungsvermerke im Rahmen des Mieteingangs-Trackings

4. Kategorien betroffener Personen

• Mieterinnen und Mieter des Verantwortlichen
• Sonstige vom Verantwortlichen erfasste Kontakte (z. B. Hausverwaltung, Dienstleister)

5. Pflichten des Auftragsverarbeiters

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und nach dokumentierter Weisung des Verantwortlichen. Er verpflichtet sich insbesondere:

• Daten nur auf Weisung des Verantwortlichen zu verarbeiten;
• die zur Verarbeitung befugten Personen zur Vertraulichkeit zu verpflichten;
• geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (siehe Abschnitt 6) umzusetzen und einzuhalten;
• den Verantwortlichen unverzüglich zu informieren, falls er eine Weisung für rechtswidrig hält;
• den Verantwortlichen bei der Wahrung der Betroffenenrechte zu unterstützen (siehe Abschnitt 8);
• Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich zu melden.

6. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Der Auftragsverarbeiter setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO um. Dazu zählen insbesondere: Verschlüsselung der Daten im Ruhezustand (AES-256) und bei der Übertragung (TLS 1.2+), strikte Mandanten-/ Datentrennung auf Datenbankebene (Row-Level-Security), Zugriffsbeschränkung über persönliche Zugangsdaten, Hosting ausschließlich in EU-Rechenzentren, regelmäßige Datensicherungen sowie Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse. Eine ausführliche Darstellung ist auf der Sicherheitsseite abrufbar und Bestandteil dieses AVV.

7. Unterauftragsverhältnisse (Subprozessoren)

Der Verantwortliche gestattet dem Auftragsverarbeiter den Einsatz der nachfolgend genannten Unterauftragsverarbeiter. Diese sind sorgfältig ausgewählt und vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden:

• Hosting/Infrastruktur: Betrieb der Anwendung (EU-Region)
• Datenbank & Authentifizierung: Speicherung der Anwendungsdaten (EU-Region)
• Zahlungsabwicklung: Abwicklung der Abonnement-Zahlungen
• E-Mail-Versand: transaktionale Benachrichtigungen

Die jeweils aktuelle, namentliche Liste der Subprozessoren ist Bestandteil der Datenschutzerklärung. Über beabsichtigte Änderungen (Hinzufügung/Austausch) wird der Verantwortliche informiert und kann diesen widersprechen.

8. Unterstützung des Verantwortlichen & Betroffenenrechte

Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen im Rahmen des Möglichen bei der Erfüllung von Anträgen betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit, Einschränkung) sowie bei der Einhaltung der Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO. Die Software stellt hierfür Funktionen zum Export und zur Löschung der Daten bereit.

9. Löschung und Rückgabe nach Beendigung

Nach Abschluss der Erbringung der Verarbeitungsleistungen löscht der Auftragsverarbeiter die personenbezogenen Daten oder gibt sie nach Wahl des Verantwortlichen zurück, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Der Verantwortliche kann seine Daten jederzeit selbst exportieren.

10. Nachweise und Kontrollen

Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung der Pflichten aus Art. 28 DSGVO zur Verfügung und ermöglicht angemessene Überprüfungen.

11. Abschluss des verbindlichen AVV

Den verbindlichen, unterzeichneten Auftragsverarbeitungsvertrag stellen wir dir auf Anfrage zur Verfügung. Wende dich dazu bitte an datenschutz@deinimmotresor.de. Weitere Informationen findest du in unserer Datenschutzerklärung und auf der Sicherheitsseite.